MM ha adottato una procedura per la gestione degli affidamenti di contratti di lavori, forniture e servizi, che richiama i principi che devono essere rispettati in ogni procedimento di acquisto – economicità, efficacia, tempestività, correttezza, libera concorrenza, non discriminazione e parità di trattamento, trasparenza e pubblicità, proporzionalità e rotazione – e nella gestione della relazione con i fornitori, allo scopo di evitare eventuali conflitti di interesse – tra questi, ad esempio, lealtà e obiettività, atteggiamento professionale e condotta ineccepibile, riservatezza e imparzialità.
Nel rispetto dei principi di trasparenza, non discriminazione e parità di trattamento, l’aggiudicazione viene fatta sulla base del criterio dell’offerta economicamente più vantaggiosa individuata sulla base del miglior rapporto qualità/prezzo, fatte salve le disposizioni legislative, regolamentari o amministrative relative al prezzo di determinate forniture o alla remunerazione di servizi specifici.

L’utilizzo del criterio di aggiudicazione del minor prezzo è limitato ai soli casi consentiti dalla normativa contenuta nel Codice degli Appalti, qualora, in ogni caso, sia valutato come maggiormente opportuno rispetto alle necessità da soddisfare.

Nel 2021 MM ha proseguito la gestione telematica delle attività di qualificazione degli Operatori Economici e di aggiornamento della relativa documentazione, effettuando dei controlli a campione sulle autodichiarazioni rese.

L’attuale Albo Fornitori ha visto confluire il precedente Albo, sviluppato a partire dal novembre 2017, e tutti i nuovi eventi negoziali, nella nuova piattaforma di e-procurement attraverso la quale vengono gestiti telematicamente i processi di iscrizione e registrazione, disciplinati con apposito Regolamento.

Nel 2021 MM ha aggiornato anche la procedura di Vendor management, che descrive le modalità operative per la gestione del processo di qualifica degli operatori economici, delle attività sottoposte al Codice dei Contratti Pubblici, e per la valutazione della qualità dei fornitori.

La fase di gestione della qualità dei fornitori ha l’obiettivo di migliorare in modo significativo e continuativo qualità e affidabilità dei fornitori contrattualizzati da MM e prevede la valutazione e il monitoraggio delle performance a cura del responsabile del contratto in fase di esecuzione (con particolare riferimento ai livelli di servizio e al rispetto delle clausole contrattuali). In caso di risoluzione contrattuale, sanzioni, multe, richiami penali o gravi e ripetute inadempienze contrattuali formalizzate, il fornitore può essere sospeso dall’Albo.

A fine 2021, la piattaforma di e-procurement presenta un totale di 3.514 operatori economici iscritti di cui 2.579 qualificati su specifiche categorie merceologiche. Il numero totale degli operatori economici affidatari di un contratto o di incarico da parte di MM è stato pari a 719.

L’elenco degli operatori è suddiviso in tre macro-categorie, che rappresentano i macro-raggruppamenti delle categorie e sottocategorie merceologiche a cui fare riferimento per individuare le attività che potranno essere affidate agli operatori economici, ovvero:

• esecutori di lavori
• fornitori di beni
• prestatori di servizi.

Gli operatori economici chiedono l’iscrizione all’Albo per categorie merceologiche e, all’interno di ciascuna categoria, per classi di importo. L’iscrizione attribuisce l’idoneità a partecipare alle procedure negoziate o di affidamento diretto indette da MM, nel rispetto dei principi di trasparenza, parità di trattamento, non discriminazione e proporzionalità.

Il processo di iscrizione all’Albo traccia anche caratteristiche riferite a parametri di sostenibilità, quali la presenza di eventuali certificazioni dei sistemi di gestione qualità, ambiente, salute e sicurezza sul lavoro.

MM non seleziona i propri fornitori in base alla provenienza geografica, sia per una scelta aziendale orientata a privilegiare maggiormente gli aspetti qualitativi, economici e di sostenibilità della gestione degli appalti, sia perché la limitazione territoriale è in contrasto con il principio costituzionale di parità di trattamento (art. 3 della Costituzione) e con la normativa comunitaria in materia di appalti laddove si impone alle amministrazioni aggiudicatrici parità di trattamento tra i relativi prestatori.

Ciononostante, l’Albo Fornitori permette di individuare la distribuzione geografica degli operatori economici iscritti e qualificati, di cui la maggior parte è situato in Italia (99%), in particolare in Lombardia (53%) e in provincia di Milano (32%).