Etica e integrità di business

Cosa facciamo

In MM il sistema di corporate governance è di tipo ordinario, ovvero prevede la presenza di due organi nominati dall’Assemblea rappresentativa della volontà dei soci: un organo amministrativo e uno di controllo, i cui componenti durano in carica per 3 esercizi.

Il modello MM è divisionale basato su strutture di Staff trasversali alle quattro aree di business aziendale – Divisione Ingegneria, Divisione Servizio Idrico, Divisione Casa e Divisione Manutenzione Ordinaria Impianti e Infrastrutture – a cui si aggiungono dal 2021 e a diretto riporto della Direzione Generale anche:

La Direzione Construction Management per la gestione della fase esecutiva delle commesse affidate dal Comune di Milano e dalle sue partecipate riguardanti le infrastrutture urbane, edilizia e gli immobili;
La funzione Gestione Verde ERP per presidiare la fase di internalizzazione del servizio di gestione del verde all’interno del patrimonio ERP e le diverse attività ad esso collegate (es. manutenzione ordinaria e straordinaria, Pronto Intervento, censimento del patrimonio verde ERP), dando pieno supporto alla Divisione Casa nella definizione di strategie di miglioramento

Per garantire il coordinamento strategico e operativo di ogni Divisione, sono stati istituiti specifici Comitati che si riuniscono periodicamente o su specifica necessità per analizzare l’andamento delle attività e la performance delle diverse Divisioni, le eventuali problematiche emerse nello svolgimento delle attività e per decidere quali azioni intraprendere.

Il sistema di Controllo Interno

MM assicura che l’attività aziendale sia in linea con le strategie e gli obiettivi di business nonché coerente con le politiche aziendali attraverso il sistema di controlli interni – e di gestione dei rischi – ovvero l’insieme di regole, procedure e strutture organizzative volte ad assicurare il corretto funzionamento e il buon andamento dell’impresa e garantire, con un ragionevole margine di sicurezza:

l’efficacia e l’efficienza dei processi,
l’adeguato controllo dei rischi attuali e prospettici,
la tempestività del sistema di reporting delle informazioni,
l’attendibilità e l’integrità delle informazioni contabili e gestionali,
la salvaguardia del patrimonio anche in ottica di medio-lungo periodo,
la conformità dell’attività d’impresa alla normativa vigente così come alle direttive e procedure aziendali.

I principali documenti che supportano il sistema sono:

Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo (MOGC), ai sensi del D.Lgs. 231/2001
Codice Etico

Con riguardo alla lotta alla corruzione, MM ha approvato nel 2020 e aggiornato nel 2021 la Policy Anticorruzione che è finalizzata a prevenire atti corruttivi in qualsiasi forma minimizzando il rischio di perpetrare comportamenti riconducibili a fattispecie corruttive, anche solo tentate.

MODELLO DI ORGANIZZAZIONE, GESTIONE E CONTROLLO (MOGC)
Il modello definisce e formalizza le regole, i principi, gli strumenti e i meccanismi di controllo adottati da MM per impedire la commissione dei reati previsti dal D. Lgs. 231/2001.

Il documento è composto da una Parte Generale – che descrive il sistema organizzativo aziendale, le fattispecie di reato, il sistema sanzionatorio a presidio delle violazioni, il funzionamento dell’Organismo di Vigilanza, gli obblighi di comunicazione e l’attività formativa – e una Parte Speciale, che riporta i principi generali di comportamento e di prevenzione, le attività sensibili e a rischio reato e le misure di controllo e mitigazione degli illeciti.

L’osservanza, l’efficacia, l’attuazione e l’aggiornamento del Modello sono demandate all’Organismo di Vigilanza, nominato dal Consiglio di Amministrazione e composto da tre membri esterni dotati di autonomia, indipendenza e professionalità.

Nello svolgimento delle sue funzioni, l’Organismo di Vigilanza ha la possibilità di effettuare – direttamente o indirettamente sotto la sua diretta sorveglianza e responsabilità – attività ispettive periodiche e accedere alle informazioni riguardanti le attività sensibili aziendali. Il MOGC è portato a conoscenza dei dipendenti attraverso iniziative formative periodiche.

CODICE ETICO
Il Codice Etico rappresenta una sorta di “carta dei diritti e dei doveri fondamentali”, che definisce gli standard etico-morali e le responsabilità etico-sociali di MM sia verso l’interno che verso l’esterno.

È l’insieme di valori, principi e linee di comportamento – comprese quelle di tipo etico e morale – che tutti i collaboratori, i dipendenti e coloro i quali agiscono in nome o per conto di MM sono tenuti a rispettare. Rappresenta inoltre una guida nei rapporti economici, finanziari, sociali e relazionali con particolare attenzione alle tematiche del conflitto d’interesse.

La corretta applicazione del codice etico avviene tramite l’azione del Comitato Etico che ha raggiunto, nel corso dell’anno, la sua composizione definitiva con la nomina da parte del Consiglio di Amministrazione di MM di tre membri esterni di riconosciuta professionalità e moralità.
Il suo compito è promuovere, in coordinamento con l’Organismo di Vigilanza la diffusione del Codice Etico tra dipendenti, collaboratori e terze parti che entrano in contatto con MM e valutare eventuali casi di violazione del Codice in relazione a potenziali conflitti di interesse che vengono segnalati.

Sistemi di gestione e certificazioni

L’impegno formale di MM verso il miglioramento continuo delle sue prestazioni è testimoniato dall’adozione di apposite politiche e dal costante aggiornamento dei sistemi di gestione per la qualità, l’ambiente e l’energia certificati in base ai requisiti degli standard internazionali ISO di riferimento, dall’accreditamento Accredia dei laboratori di prova.

Questo impegno, a partire dall’analisi del contesto degli stakeholder, dei rischi e delle opportunità connesse alle attività di business, porta benefici in termini di rispondenza alle aspettative degli stakeholder, prevenzione e mitigazione dei rischi, valorizzazione delle competenze, riduzione dei costi gestionali e competitività sul mercato. Di seguito sono riassunte le politiche e le certificazioni in essere, che riguardano sia gli aspetti ambientali ed energetici (richiamate all’interno del capitolo 5. “Sosteniamo la transizione ambientale”), sia quelli di qualità e accreditamento dei laboratori di prova e dell’organismo di ispezione, con indicazione delle Divisioni coinvolte e degli obiettivi di miglioramento.

SISTEMI DI GESTIONE
AMBITO E STANDARD DI RIFERIMENTO	DIVISIONI COINVOLTE	DESCRIZIONE	OBIETTIVI
QUALITÀ UNI EN ISO 9001:2015		MM ha istituito e mantiene attivo dal 1996 un Sistema di Gestione Qualità certificato, definendo la Politica della Qualità e identificando strumenti idonei a verificarne la comprensione a ogni livello della struttura organizzativa. Nel 2018 è stata effettuata una revisione completa del Sistema di Gestione Qualità secondo la nuova norma di riferimento UNI EN ISO 9001 del 2015, in base alla quale sono state adeguate le certificazioni in essere per la Divisione Ingegneria e per la Divisione Servizio Idrico. Nel gennaio 2019 la certificazione è stata estesa alla Divisione Casa.	RAGGIUNTI NEL 2021 Nel 2021, oltre al rinnovo delle certificazioni, è stato attivato un progetto di coinvolgimento fattivo e operativo dei dipendenti per favorire la comprensione delle aspettative degli stakeholder e del loro impatto sui processi aziendali. Uno degli strumenti innovativi utilizzati è la formazione in pillole (c.d. Pillole di Qualità). È stata inoltre avviata la redazione di documenti su processi chiave trasversali o di business in ottica di efficientamento, sulla base di un Piano annuale validato dal vertice aziendale. Il Sistema di Gestione Qualità ha assunto altresì un ruolo di supporto alle strutture di Staff e alle Divisioni in risposta a temi cogenti o regolatori, attraverso la stesura e l’aggiornamento delle procedure aziendali. FUTURI Nel 2022 si prevede di continuare a coinvolgere le strutture di Staff e di Divisione attraverso la formazione in pillole. Inoltre, proseguirà la rivisitazione, in chiave di efficientamento aziendale e risk based thinking, dell’impianto procedurale aziendale con particolare riferimento ai processi di Progettazione, Gestione CSA, Piani di Controllo di Progettazione e Piani di Controllo di Cantiere, Gestione delle Non Conformità con l’uso di una metodologia di root cause analysis
AMBIENTE UNI EN ISO 14001:2015		MM si è dotata di un Sistema di Gestione Ambientale certificato (dal 2010 per il SII e dal 2012 per la Divisione Ingegneria), con l’obiettivo di garantire la tutela dell’ambiente e delle risorse naturali anche nel rispetto delle normative vigenti. MM vigila costantemente sull’operato di tutti gli «attori» della propria catena del valore, contribuendo alla crescita della consapevolezza in materia di responsabilità ambientale. Nel 2018 il Sistema di Gestione Ambientale è stato adeguato ai requisiti della nuova norma UNI EN ISO 14001:2015 per la Divisione Ingegneria e la Divisione Servizio Idrico.	RAGGIUNTI NEL 2021 Nel 2021 è stato ottenuto il rinnovo triennale delle certificazioni per i settori Ingegneria e Servizio Idrico e sono aumentate le ore di formazione interna dedicate ai temi ambientali per il personale di tutte le Divisioni. FUTURI Nel 2022 si prevede di rielaborare e aggiornare la Risk Analysis in linea con le metodologie definite dal Risk manager e dal nuovo modello di ERM. La formazione interna sarà ulteriormente aumentata a copertura dei nuovi settori di business.
ENERGIA UNI EN ISO 5001:2018		La Politica Energetica adottata da MM mira a ridurre i consumi e gli sprechi e a migliorare l’efficienza energetica grazie all’innovazione e all’uso razionale dell’energia. Fin dal 2011 MM ha istituito e mantiene attivo un Sistema di Gestione per l’Energia del Servizio Idrico Integrato attraverso cui pianifica, implementa, monitora e verifica il principio guida del miglioramento continuo, integrando le sue declinazioni e ricadute nella politica energetica aziendale.	RAGGIUNTI NEL 2021 Nel 2021 l’aggiornamento del Sistema di Gestione per l’Energia in ottemperanza alla norma UNI EN ISO 50001:2018 è stato totalmente attuato, in base all’aggiornamento della Politica Energetica Strategica. Nel 2021 è stato mantenuto il certificato ottenuto dall’ente Accreditato sul perimetro della certificazione UNI EN ISO 50001:2018. Si conferma l’acquisto di energia verde a copertura integrale dei consumi. FUTURI Nel 2022 si prevede il mantenimento del sistema di gestione, l’aggiornamento dell’analisi del contesto e della valutazione dei rischi e delle opportunità, e lo sviluppo di Piani di formazione in ambito 50001 rivolti alle principali funzioni coinvolte nel sistema di gestione dell’energia.
ORGANISMO DI ISPEZIONE UNI CEI EN ISO/IEC 17020:2012		MM è stata la prima società pubblica della Lombardia e del Nord Italia ad aver ottenuto nel 2010 l’accreditamento da parte di Accredia quale Organismo di Ispezione di tipo “B”, ai sensi della norma UNI CEI EN ISO/IEC 17020, registrato al n° 055E, tramite l’Unità Tecnica Validazione Progetti. Tale accreditamento consente a MM di effettuare ispezioni per i settori “Costruzioni edili, opere di Ingegneria civile in generale e relative opere impiantistiche, opere di presidio e di difesa ambientale, di ingegneria naturalistica e di ingegneria ferroviaria, comprese gallerie, ponti e tunnel metropolitani”. I servizi offerti riguardano “l’ispezione sulla progettazione delle opere, ai sensi dell’art. 26 del D.Lgs 50/2016 e delle Linee Guida emanate da Anac.”	RAGGIUNTI NEL 2021 È stata effettuata una revisione del Sistema di Gestione al fine di ottemperare alle richieste dell’ente di accreditamento e in ragione della riduzione del perimetro delle attività alla sola “Ispezione sulla progettazione delle opere” (registrato al n° 055E rev.9). FUTURI Sarà adeguato, in continuità all’anno precedente, il sistema delle procedure e l’organizzazione interna con lo scopo di effettuare verifiche di progetti redatti con la metodologia BIM, e per recepire i cambiamenti normativi in ambito di accreditamento e in conformità al Regolamento appalti di prossima pubblicazione. Inoltre, si procederà alla valutazione di estensione del perimetro di attività svolte sotto regime di accreditamento.
LABORATORI DI PROVA UNI CEI EN ISO/IEC 17025:2018		Nel 2018 i laboratori di MM hanno ottenuto l’accreditamento da parte di Accredia quale “Laboratorio di Prova” ai sensi della norma UNI CEI EN ISO/IEC 17025, per le prove richiamate nel certificato n° 1706L. I controlli effettuati da Accredia sui laboratori di prova prevedono verifiche a tutti i livelli delle attività svolte: da quelli gestionali (controllo e gestione della documentazione, gestione del campione da sottoporre a prova, approvvigionamento di prodotti/servizi, addestramento e qualifica del personale etc.) a quelli tecnici (assicurazione della qualità dei risultati di prova, calcolo incertezza di misura) senza tralasciare la conformità alle prescrizioni legislative obbligatorie. L’accreditamento è pertanto garanzia di imparzialità, indipendenza, correttezza e competenza delle attività svolte dai laboratori di prova di MM.	RAGGIUNTI NEL 2021 Nel 2021 è stato revisionato il certificato di accreditamento per l’inserimento della sede C (laboratorio analisi Nosedo). I tre laboratori di MM hanno mantenuto l’accreditamento Accredia con 7 prove accreditate per il laboratorio di analisi del depuratore di Nosedo (sede C), 14 presso il laboratorio di prova dell’acquedotto (sede A) e 10 presso il laboratorio del depuratore di San Rocco (sede B), per un totale complessivo di 107 parametri accreditati (di cui 79 parametri per la sede A, 21 per la sede B e 7 per la sede C). Nell’ottobre 2021 i laboratori hanno inviato ad Accredia la richiesta di estensione prove, queste sono state valutate dall’Ente nei primi mesi del 2022 per accreditamento 2 (2° ciclo di visite di valutazione). FUTURI Nel 2022 verrà effettuato il rinnovo dell’accreditamento Accredia (2° ciclo). Inoltre, i laboratori di MM prevedono di incrementare le prove da accreditare: in particolare, il laboratorio dell’acquedotto (sede A) intende portare in accreditamento i nuovi parametri PFOA-PFOS, TOC e Legionella spp, di crescente interesse nell’ambito dell’analisi del rischio chimico e microbiologico, mentre il laboratorio depuratore di Nosedo (sede C) intende portare in accreditamento la prova Escherichia coli.